診所後台：物料管理的挑戰與數位轉型
2025/12/18
「診所盤點時才發現藥過期了？！之前有開到過期藥嗎？」 在每間診所的日常運作中，看似簡單實則繁瑣的物料管理，是一門管理者的必修課。診所需要準備的物品種類繁多、使用頻率高、有效期限長短不一，稍有疏忽，就可能影響診所運作，甚至造成成本浪費。許多診所雖然意識到庫存管理的重要性，但在實務操作中仍面臨諸多挑戰。
專業明亮的診所內部，物料管理亂糟糟？
以新北市某診所管理中心為例，負責物料管理的同仁每月要確保各類耗材、物品存量足夠，還需計算進貨成本、估算支出與利潤，進行盤點與補貨。從盤點、考量使用頻率與期限，到估算數量及成本花費，到實際進貨、後續管理，整套管理流程上，有心管理的人員，可以留意以下幾項重點。
診所日常運作中，缺貨、過期、定位皆為常見管理痛點，背後成因包含：
- 缺乏記錄機制：診所人員對庫存物品與效期未進行即時記錄，使用時隨拿隨用，導致物品狀態管理失效。
- 錯誤囤貨策略：像是為優惠價格囤貨，購買的卻是低使用率耗材，導致過期浪費情形，原因為對於耗材使用情況的掌握度不夠。
- 物品定位不清楚：新進人員對於物品存放位置不清楚，尋找耗時或需詢問前輩，原因可能在於紀錄不明，或未同步實際物品存放位置。
流程管理有個環節設計不完善，就會成為一個風險點。這些看似不起眼的狀況，長久下來若未能改善，耗材成本不僅難以降低，還可能影響整體效益。在管理上，可以採取「安全庫存」與「先進先出」兩原則，作為兩道機制，以防範臨時缺用與過期，針對使用頻率分類擺放。
智慧系統的優勢及可行性
人工管理並非不可行，但若想嘗試數位轉型，評估是否需導入系統的關鍵，包含能否解決到診所痛點，並評估後續人員管理應用可行性。面對「耗材效期短、消耗快」的現場環境，導入後的流程是否夠簡便、可執行，都是考量重點。
數位系統除了可用成本較低、易上手的 Excel外，診所也能考慮導入功能更完善的進銷存管理系統，如雲端 ERP 或物料管理系統，可紀錄品項、數量、價格、供應商資訊等，更能透過 QR Code 掃描功能讓實際庫存同步雲端資料，達到自動化管理，在耗材即將進入補貨週期時，系統也能做到自動提醒與預測所需使用量，協助診所提前掌握庫存成本與預備資金。
近年來，進銷存系統也陸續導入 AI 與自動化，如：AI 影像辨識可透過拍照掃描讀取進／出貨單據，即時上傳雲端，有效降低人工行政時間與錯誤率，讓診所的耗材管理更精準、運作更順暢。
而要選擇適合的系統，還是得回到診所遇到的問題逐一評估。不論最後選擇 Excel 或已內建好功能的雲端庫存系統，可以嘗試從以下面向著手：
- 即時庫存與位置追蹤：更新庫存耗材位置並同步雲端記錄，讓員工及新人能夠立刻知道貨品在哪，降低時間及人力成本。
- 效期自動提醒：參考以往的訂購資料，設定平均使用週期並對即期品發出示警，為重複性工作最大化降低決策時間成本。
- AI加速流程運作：建置過往補貨資料及廠商資料庫，方便查找，如果系統支援，還可使用 AI 輔助，加速營運效率。根據 2023 年 KPMG 的一項研究，透過 AI 協助可將基本採購任務所需的時間縮短達80%。
智慧化庫存系統正在嘗試解決這些診所困擾，而導入工具後，評估哪些步驟為關鍵因子，流程優化抓大放小，耗材管理將不再是負擔，而是一個能夠提升資源配置、精準掌握成本，甚至管理跨院所協作的工具。
正如便利商店透過雲端系統管理即期商品，診所也能達到「人在哪、貨在哪、一掃就懂」的管理境界，實現可靠、高效、智慧化的後台運作，為診所的長期經營與品質創造價值。
